Comment suivre son chiffre d’affaires en micro-entreprise ?
Lorsque l’on devient micro-entrepreneur, suivre son chiffre d’affaires semble simple : il suffit souvent d’additionner les paiements reçus.
Mais lorsque l’activité se développe, cette méthode atteint rapidement ses limites.
Entre les prestations réalisées, les paiements encaissés, les déclarations URSSAF, les charges et les objectifs de revenus, il devient essentiel d’avoir une vision claire de son activité.
Un bon suivi du chiffre d’affaires permet de répondre à des questions essentielles :
- Combien ai-je réellement encaissé ce mois-ci ?
- Est-ce que mon activité progresse ?
- Combien puis-je réellement me verser ?
- Mes revenus sont-ils réguliers ?
- Dois-je ajuster mes tarifs ou mon nombre de clients ?
Pourquoi suivre son chiffre d’affaires quand on est micro-entrepreneur ?
Le chiffre d’affaires est l’indicateur principal d’une micro-entreprise.
Contrairement à un salarié qui connaît son revenu mensuel à l’avance, un indépendant doit lui-même analyser son activité pour anticiper ses revenus.
Un suivi régulier permet notamment de :
- connaître son niveau d’activité réel ;
- anticiper ses cotisations sociales ;
- identifier les périodes fortes et faibles ;
- suivre l’évolution de son activité mois après mois ;
- prendre de meilleures décisions ;
- éviter les mauvaises surprises.
Sans suivi, beaucoup d’indépendants pilotent leur activité uniquement grâce au solde de leur compte bancaire, ce qui donne une vision incomplète.
Chiffre d’affaires, recettes et revenu : quelles différences ?
Ces trois notions sont souvent confondues.
Le chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires correspond à l’ensemble des sommes encaissées par votre activité.
Pour une micro-entreprise, c’est le montant déclaré lors des déclarations de chiffre d’affaires.
Exemple :
Vous réalisez :
- 10 séances de coaching à 50 €
- 5 prestations à 80 €
Votre chiffre d’affaires est :
750 €.
Les recettes encaissées
En micro-entreprise, le suivi repose généralement sur les sommes réellement encaissées.
Une facture envoyée mais non payée n’est pas encore du chiffre d’affaires encaissé.
Il est donc important de suivre :
- la date du paiement ;
- le client concerné ;
- le montant reçu ;
- le type de prestation.
Le revenu réel
Le chiffre d’affaires ne correspond pas à ce que vous gagnez réellement.
Il faut ensuite prendre en compte :
- les cotisations sociales ;
- les impôts éventuels ;
- les dépenses professionnelles ;
- les frais liés à votre activité.
Un micro-entrepreneur qui réalise 3 000 € de chiffre d’affaires ne dispose donc pas de 3 000 € de revenu disponible.
Comment mettre en place un suivi efficace de son chiffre d’affaires ?
Un bon tableau de suivi ne doit pas être compliqué.
L’objectif est simplement de centraliser les informations importantes.
Les informations essentielles à suivre
Un tableau de suivi peut contenir :
Informations client
- nom du client ;
- type de prestation ;
- fréquence des prestations.
Informations financières
- date d’encaissement ;
- montant payé ;
- moyen de paiement ;
- chiffre d’affaires mensuel.
Indicateurs d’activité
- nombre de clients ;
- nombre de prestations réalisées ;
- évolution par rapport aux mois précédents.
Exemple de tableau de suivi du chiffre d’affaires
Un tableau Excel peut être organisé avec les colonnes suivantes :
| Date | Client | Prestation | Montant encaissé | Mois | Total mensuel |
|---|
Ce fonctionnement permet d’obtenir automatiquement :
- le chiffre d’affaires mensuel ;
- le chiffre d’affaires annuel ;
- la répartition par prestation ;
- l’évolution de l’activité.
Pourquoi utiliser Excel pour suivre son chiffre d’affaires ?
Excel reste un outil très utilisé par les indépendants car il permet de créer un suivi adapté à son activité sans ajouter une solution complexe.
Un tableau bien construit permet notamment :
- de centraliser ses encaissements ;
- d’automatiser certains calculs ;
- de visualiser ses résultats ;
- de conserver un historique.
Pour une activité individuelle avec quelques dizaines ou centaines de prestations par an, cette solution peut être largement suffisante.
Les erreurs fréquentes dans le suivi du chiffre d’affaires
Regarder uniquement son compte bancaire
Le solde bancaire mélange souvent :
- revenus professionnels ;
- dépenses personnelles ;
- prélèvements ;
- achats professionnels.
Il ne permet pas d’analyser précisément l’activité.
Faire son suivi uniquement au moment de la déclaration
Attendre la déclaration URSSAF empêche de piloter son activité.
Un suivi mensuel permet au contraire de savoir rapidement où l’on en est.
Ne pas distinguer les prestations
Pour progresser, il est utile de savoir :
- quelles prestations génèrent le plus de chiffre d’affaires ;
- quels clients sont les plus réguliers ;
- quelles périodes sont les plus rentables.
Comment anticiper son revenu avec son chiffre d’affaires ?
Le suivi du chiffre d’affaires permet ensuite d’estimer son revenu disponible.
La logique est :
Chiffre d’affaires → cotisations → impôts éventuels → dépenses → revenu disponible
Cette analyse permet notamment de :
- définir des objectifs mensuels ;
- savoir combien de clients sont nécessaires ;
- ajuster ses tarifs ;
- anticiper les périodes plus faibles.
Quels indépendants ont intérêt à suivre leur chiffre d’affaires ?
Cette méthode est particulièrement utile pour :
- coach sportif indépendant ;
- sophrologue ;
- naturopathe ;
- psychologue libéral ;
- esthéticienne indépendante ;
- prothésiste ongulaire ;
- consultant freelance ;
- formateur indépendant.
Toutes les activités avec des revenus variables ont intérêt à suivre régulièrement leur évolution.